¿Cómo mejora uno su Productividad Personal?. Es una pregunta que me hacen con mucha frecuencia. ¡Eliminando los malos hábitos!, contesto yo. Y es que con los años hemos ido desarrollando tal cantidad y variedad de malos hábitos que literalmente trabajamos (y vivimos) a medias.
Si de un día para otro pudieras sacudirte todos esos malos hábitos, la versión de ti que verás te dejaráa alucinado. ¡Este no soy yo!, dirás. Naturalmente esto no se consigue a golpe de varita mágica, sino con mucho esfuerzo y sabiendo qué teclas pulsar. Para combatir estos malos hábitos primero hay que conocerlos. Algo obvio que muchos pasan por alto y directamente van a la “farmacia” a comprar un medicamento sin saber dónde les duele.
Cada persona y tipo de trabajo es un mundo pero en Productividad y hábitos compartimos los mismos males. En todas las empresas, grupos y organizaciones donde imparto cursos, siempre me encuentro los mismos problemas. Y casi todos nacen de los mismos malos hábitos de nuestro trabajo. Hay muchos (muchísimos). Pero algunos de mis “favoritos” son los siguientes:
#1 Empezar el día abriendo el Email
Cualquier mensaje de ficticia urgencia te desviará de tu plan y agenda de tareas o bien te pondrás a atender problemas y asuntos menores que terminarán por liarte. Cuando contestas y vacías tu Inbox crees que estás avanzando y haciendo tu trabajo cuando no es así. De hecho, las tareas más importantes, que es lo primero que deberás hacer al empezar a trabajar, siguen sin hacerse.
Solución: retrasa ese gesto de abrir el Email 45-60 minutos y en su lugar aprovecha ese privilegiado tiempo para hacer una tarea importante de verdad.
#2 Entrar y salir en las redes sociales
¿Son las redes sociales “improductivas”? No, en absoluto. Eres tú quien puedes convertirlas en algo útil o una completa pérdida de tiempo. Si estás entrando y saliendo durante todo el día lo único que conseguirás es: distracciones, pérdidas de tiempo, falta de intensidad y ruptura de tu ritmo de trabajo. Echarás horas en el trabajo sin ver avances.
Solución: destina y establece momentos fijos en el día para tu actividad online. Franjas de tiempo inamovible donde podrás leer blogs o darte una vuelta por Facebook o Twitter. Por ejemplo: la última media hora de la mañana la dedico a todo eso.
#3 Responder al teléfono en cuanto suena
Especialmente el teléfono móvil. Que tiene tres cosas maravillosas: 1) el botn de apagado 2) el “modo silencio” y 3) el buzón de voz. Porque las tres cosas te permiten trabajar con intensidad y continuidad, con atención y concentración; pero sin dejar de atender tus compromisos profesionales/personales.
Solución: cuando te pongas con una tarea importante di que no te pasen llamadas. Y pon tu teléfono móvil en silencio y boca abajo. Si te llaman, invtales a que te dejen un mensaje en el buzón. Cuando termines tu tarea (antes y con mejores resultados) podrás responder las llamadas cuando tú decidas.
#4 Atender cualquier interrupción de un compañero
Una situación de lo más habitual en una oficina: estás trabajando y un compañero se acerca a tu mesa para pedirte algo. Dejas lo que estabas haciendo y te pones con eso. Error tremendo. Decir “sí” a cualquier interrupción de ese tipo es maltratar y arrinconar tu propio trabajo. Esa falta de continuidad se reflejar en tu tiempo y en el resultado de tu tarea.
Solución: contestar algo parecido a esto: “Perdona, ahora mismo estoy con esto que es muy importante. Por qué no hacemos una cosa. Dame 30 minutos para terminarlo y luego estoy contigo al 100%”.
#5 Apuntarnos o meternos en cualquier reunión
Las reuniones desgastan mucho. Roban tiempo, intensidad y hasta motivación. Deberán ser el último recurso para solucionar problemas, acordar próximos pasos o dar un briefing a alguien. Pero enseguida nos sale “por qué no nos reunimos y lo hablamos?” ¿De verdad una reunión es la mejor idea? ¿De verdad yo tengo que asistir? ¿De verdad voy a aportar algo en esa reunión?
Solución: pregúntate si de verdad procede convocar una reunión; y si es así elige muy bien a quién vas a convocar. Y si te convocan a ti y no deberás asistir, no lo aceptes. Habla con tu responsable y explícale que no vas a aportar nada. Cuida tu tiempo o lo buscarás cuando ya no lo puedas recuperar.
#6 Caer en las garras de la Multitarea
Multitarea es hacer de forma simultánea varias tareas en el mismo espacio de tiempo. En el navegador varias pestaas abiertas, notificadores, una aplicación de chat, la de música (en la que vamos cambiando de pista como buenos DJs que somos), un informe frente al teclado que vamos revisando, de reojo chequeamos la pantalla del móvil y un largo etcétera. El resultado es un trabajo más lento y más vulgar.
Solución: cierra todas las aplicaciones que no utilices, haz una sola cosa a la vez, la más importante primero. Y si la tarea que tienes frente a ti es grande, divídela en pequeños trocitos más asequibles que puedas hacer de uno en uno.
#7 No hacer descansos entre tareas
¡No he despegado el culo de la silla en cuatro horas!. A partir de cierta hora tu mente no trabaja más y mejor sino menos y peor. Tal vez no lo notes pero la parábola descente que describe tu rendimiento se va reflejando en tu trabajo. Eso se soluciona haciendo pequeñas pausas entre tareas que te ayuden a despejarte, oxigenarte y recuperar tus ciclos de atención.
Solución: si te cuesta recordar que hay que hacer pausas fija una alarma o un temporizador que te avise. Al cabo de varios días ya te saldrá de forma natural. En tus descansos haz algo totalmente distinto a lo que hacías: chatear no es una forma efectiva de descansar.http://neumattic.es